PENILAIAN PRESTASI BAGI KAEDAH DAN PROSES DALAM SUMBER MANUSIA

1.0 PENGENALAN

Penilaian prestasi ialah satu pendekatan yang bersistem untuk menilai kerja seseorang pekerja dengan menggunakan cara lisan atau bertulis bagi membantu dan memperbaiki prestasi kerja masa hadapan bagi individu yang dinilai tersebut.  Oleh itu, dengan adanya penilaian prestasi ini dapat menggalakkan para pekerja untuk bekerja dengan lebih tekun, cekap, dan amanah bagi meningkatkan tahap produktiviti organisasi tersebut serta memastikan kemajuan organisasi berada pada tahap yang membanggakan.

2.0 DEFINISI PENILAIAN PRESTASI

Menurut Mc Gregor (1960) berpendapat bahawa penilaian prestasi selalunya dipandang sebagai suatu bentuk teknik pentadbiran personel, tetapi di mana ia digunakan untuk tujuan pentadbiran, ia menjadi sebahagian dari strategi pengurusan yang logiknya bertujuan untuk mengarahkan pekerjanya supaya menunjukkan usaha ke arah mencapai matlamat organisasi. Pengurusan hendaklah memberitahu pekerja-pekerjanya apa yang perlu mereka buat, menilai pencapaian mereka, seterusnya memberi ganjaran mengikut keadaan.

3.0 KAEDAH PENILAIAN PRESTASI

Proses penilaian prestasi boleh dilakukan dengan beberapa cara mengikut setiap organisasi itu sendiri. Mengikut Stephen P. Robins (1995), terdapat 3 cara untuk melakukan penilaian prestasi iaitu “absolute Standard, relative Standard, dan objektif”.

3.1 KAEDAH ABSOLUTE STANDARD

Absolute standard ialah setiap pekerja tidak akan dibezakan di antara satu sama lain atau dengan kata lain tidak ada istilah berat sebelah untuk menilai setiap pekerja dan pekerja akan dinilai dengan cara sama rata. Terdapat beberapa cara yang termasuk didalam kumpulan ini, iaitu penulisan essei, keadaan genting (incident critical) dan senarai semakan.  Penulisan eesei ialah satu cara yang memerlukan pekerja menulis esei yang mengandungi kekuatan, kelemahan, prestasi yang lalu, potensi dan cadangan untuk peningkatan. Cara penilaian bagi penulisan esei ini adalah bergantung kepada kebolehan pekerja dalam menulis.  Ianya tidak melibatkan bentuk yang kompleks atau latihan intensif untuk menyiapkannya.

Manakala critical incidents merujuk pelbagai pernyataan yang menghuraikan prestasi pekerja dar segi kelakuan yang positif atau negative. Penilai akan mencatatkan contoh-contoh kritikal kelakuan kerja ini semasa pekerja sedang menjalankan tugas. Kelakuan yang sederhana tidak dikumpulkan. Kelebihan penggunaan critical incidents adalah maklum balas yang lebih tepat dan terperinci kerana contoh-contoh spesifik prestasi dikenalpastikan. Ini memberikan maklumat tentang tindakan yang boleh diambil untuk mengatasi kelemahan pekerja itu. Akan tetapi memerlukan masa dan kos bagi membentuk senarai kejadian kritikal untuk setiap jenis kerja dalam organisasi itu.

Insiden-insiden kritikal digunakan untuk membentuk senarai semakan. Senarai semakan mengandungi siri pernyataan yang menghuraikan kelakuan yang berhubung dengan kerja. Contohnya, para pekerja rela menghadiri sesi latihan apabila diminta oleh penyelianya. Penilai akan menyemak setiap kelakuan dalam senarai semakan ini dengan kelakuan sebenar pekerja, dan kemudiannya menandakan ya atau tidak untuk insiden itu. Tujuan utama penyenaraian semakan adalah untuk mengurangkan kos di mana sesebuah organisasi mempunyai beberapa kategori pekerjaan, senarai semula mesti dibuat pada setiap kategori.

3.2 KAEDAH RELATIVE STANDARD

Kaedah kedua ialah Relative Standard iaitu pekerja dibandingan antara pekerja dalam penilaian prestasi pekerja. Terdapat dua cara iaitu taraf berkumpulan dan taraf individu. Taraf berkumpulan ialah nilaian dibuat oleh teman sekerjanya yang mempunyai taraf yang sama di dalam organisasi. Organisasi perniagaan jarang menggunakan cara ini kerana sukar mendapatkan para penilai terutama sekali bila nilaian itu bertujuan untuk kenaikan gaji atu pangkat. Biasanya cara ini digunakan oleh tentera khasnya di pusat latihan untuk mengenalpasti potensi kepimpinan.

Taraf individu atau turut dikenali sebagai menilai diri sendiri iaitu pekerja-pekerja diberi peluang untuk menilai dirinya sendiri. Biasanya peluang ini diperolehi dalam organisasi di mana pengurusnya memberi keutamaan kapada penglibatan pekerja dalam setiap aktiviti organisasinya. Bagaimanpun cara ini hanya akan berkesan jika pekerja itu mengetahui apakah objektif yang patut mereka capai ataupun pencapaian yang patut mereka lakukan. Salah satu kebaikan cara ini ialah ia boleh membuatkan pekerja lebih bermotivasi dan bertanggungjawab.

3.3 OBJEKTIF

Keadah terakhir ialah untuk menilai prestasi adalah objektif. Ianya diaplikasikan dalam bentuk MBO "Management by Objective".  Penyelia dengan pekerja akan bersama-sama menetapkan pelbagai objektif spesifik yang ingin dicapai untuk tempoh tertentu. Objektif tersebut menyebut prestasi yang akan dicapai oleh pekerja. Ia merupakan elemen yang paling penting dalam program mengikut objektif. Penilaian prestasi akan dibuat pada akhir tempoh yang berkenaan secara membandingkan pencapaian sebenar dengan setiap objektif yang telah ditetapkan pada awal program itu. Kekerapan penyemakan ini dibuat bergantung kepada organisasi tersebut.

Sebagai contoh, di Universiti Malaya, satu sistem diwujudkan untuk menilai prestasi para pekerja yang dikenali sebagai KPI.  Di dalam sistem tersebut, satu KPI wajib akan diletakkan di mana ianya merupakan objektif kepada pekerja dalam menjalankan tugas dan sasaran terhadap tugas tersebut.  Di akhir tahun, pekerja tersebut akan dipanggil oleh penilai untuk dinilai dan markah akan diberikan kepada setiap penilaian yang dibuat.  Dengan cara ini, pekerja dapat mengetahui tahap prestasi mereka dan ini juga sebagai motivasi kepada mereka untuk berusaha mendapat markah yang tinggi dalam penilaian prestasi tersebut.

3.4 KAEDAH LAIN

            Skala pengkadaran grafik melibatkan kaedah penilaian menggunakan skala atau garisan yang menunjukkan linkungan pelbagai kriteria pretasi. Kriteria ini boleh dibentuk daripada penghuraian kerja. Kriteria-kriteria prestasi yang biasanya digunakan termasuk pencapaian kerja dari segi kuantiti dan kualiti, kemahiran yang diperlukan untuk kerja itu seperti kemahiran komunikasi, pengetahuan kerja, dan kelakuan kerja seperti kebolehpercayaan.  Kaedah ini paling kerap digunakan dalam organisasi. Hal ini kerana, kaedah ini membolehkan prestasi diukur dengan agak sempurna kerana kerja itu boleh dibahagikan kepada pelbagai faktor.

4.0 PROSES PENILAIAN PRESTASI

Proses penilaian prestasi bermula dengan mengenalpasti tujuan utama penilaian itu diadakan. Tujuan ini untuk pembangunan sumber manusia atau mungkin fokus terhadap aspek pentadbiran. Apabila mengenalpasti tujuan ini maka satu penilaian yang spesifik bolehlah dibentuk dan tahap (standard) pencapaian akan ditentukan. Selepas mengenalpasti tujuan penilaian ini, maka para pekerja hendaklah diberitahu tahap pencapaian yang harus dicapai oleh mereka. Perkara ini boleh dibuat melalui kajian-kajian terhadap analisa kerja dan spesifikasi tugas.

Apabila pekerja mengetahui tahap mana yang harus dicapai, maka pengurus atau penyelia akan membuat pemerhatian ke atas pencapaian kerja. Kemudian akan menilai dengan membandingkan dengan tahap kerja yang telah ditetapkan terlebih dahulu. Selepas penilaian dihantar, hasilnya akan diberitahu kapada para pekerja samada mereka telah mencapai tahap yang dikehendaki atau tidak. Di samping itu juga penyelia hendaklah menekankan semula keperluan-keperluan kerja kepada pekerja dengan harapan pekerja akan dapat memperbaiki sebarang kelemahan yang berlaku (Mondy, 1990).

Satu contoh yang menjelaskan proses penilaian prestasi dalam perkhidmatan awam melalui perlaksanaan Sistem Saraan Malaysia (SSM) yang berasaskan kepada sistem peningkatan kompetensi. Sistem ini dilaksanakan di kebanyakkan jabatan-jabatan kerajaan sama ada pada peringkat persekutuan atau negeri dan juga diguna pakai oleh sebahagian besar badan-badan berkanun dan majlis perbandaran tempatan. Penilaian prestasi di dalam SSM adalah berasaskan yang terdapat di dalam Sistem Saraan Baru (SSB).

5.0 KESIMPULAN

Berdasarkan keadah-kaedah yang telah diterangkan di bahagian atas, dapat disimpulkan sistem penilaian prestasi merupakan pendekatan utama dalam mengukur prestasi seseorang pekerja dalam menjalankan tugas. Melalui penilaian ini juga, ia menentukan tahap motivasi seseorang pekerja. Oleh itu, organisasi perlu bijak dalam menilai prestasi para pekerja mereka agar situasi penurunan motivasi pekerja tidak akan berlaku kerana ianya sedikit sebanyak akan menyebabkan emosi dan tahap keyakinan pekerja terganggu. Kaedah penilaian prestasi dan proses merupakan elemen penting untuk melaksanakan sesuatu penilaian prestasi terhadap para pekerja. Pada pendapat saya, kaedah yang paling berkesan ialah kaedah keadaan genting (critical insidents), senarai semakan, penulisan esei, objektif dan skala pengkadaran grafik.